We durven te wedden dat deze vraag, of iets van soortgelijke strekking, bij velen van u wel eens over de lippen rolt. En dat niet als vraag maar als uiting van pure frustratie. Er zijn inderdaad leukere dingen dan achter je geld aan zitten. Wij draaien het echter vaak om: Hoe moeilijk moet het zijn om vorderingen in betalingen om te zetten? Dat is met een beetje goede wil een stuk makkelijker dan u denkt.

Niet altijd onwil

De aanpak varieert van ‘Zou u misschien, als het u uitkomt hoor, eventueel kunnen overwegen om de factuur te betalen’ tot de ‘Holleeder-aanpak’. Ons advies is uiteraard om daar ergens tussenin te gaan zitten. Een veelgemaakte fout is om er automatisch vanuit te gaan dat er sprake is van onwil bij de debiteur. Er kan van alles aan de hand zijn. Een factuur kan daadwerkelijk niet ontvangen zijn, of hij is volgens de klant niet helemaal juist dan wel aan de verkeerde persoon geadresseerd. Voor de klant heeft zo’n gevalletje doorgaans geen prioriteit maar voor u wel. Of zou dat moeten zijn. De oplossing: neem altijd direct na het verstrijken van de betalingstermijn contact op met de klant en vraag gewoon naar de reden waarom er niet op tijd betaald is.

Tijd is geld

Daarmee laat u niet alleen zien dat u ook dit traject serieus neemt, maar kunt u tijdig mogelijke onduidelijkheden of fouten uit de weg ruimen. Komen die vaker voor, dan is dat weer input om uw processen te verbeteren. Factureer indien mogelijk ook sneller, bij voorkeur wekelijks en in bepaalde gevallen misschien wel dagelijks. Tijd is in dit opzicht letterlijk geld. Maak het bepaalde klanten bovendien zo makkelijk mogelijk door de exacte vervaldatum te vermelden in plaats van de betalingstermijn te noemen. En mocht een vaste klant een keer omhoog zitten en u biedt hem bij wijze van uitzondering coulance, dan heeft u misschien wel een klant voor het leven.

Leg gemaakte betalingsafspraken goed vast zodat uw eventuele collega ook weet wat er wanneer met wie is afgesproken. De bottom line: zie debiteurenbeheer niet als sluitstuk maar juist als volwaardig onderdeel van uw bedrijfsvoering. En als u dan toch een professionaliseringsslag maakt met uw core business, neem debiteurenbeheer dan meteen mee. Begin er liefst vandaag nog mee; uw cashflow vaart er wel bij!